Zona Mahasiswa Komunikasi: TUTORIAL MEMBUAT MAIL MERGE (SURAT MASSAL)

Mail Merge atau Surat massal adalah salah satu fasilitas yang disediakan untuk membuat sebuah dokumen dengan template yang sama namun dengan beberapa tujuan/pengalamatan yang berbeda. Adanya fasilitas ini, pengguna Microsoft Word memperoleh kemudahan dalam membuat beberapa format surat.

Contoh penggunaan Mail Merge dapat diterapkan pada pembuatan undangan maupun amplop undangan. Setiap isi undangan tentu saja sama dan hanya berbeda dalam tujuannya.

Ada dua dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu :

• Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua pengguna.

• Dokumen Source, dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima.

Langkah sederhana membuat Mail Merge pada Microsoft Word :

1. Buka Microsoft Word

2. Pilih Mailings dalam Menu Bar

3. Pilih Start Mail Merge

4. Pilih Step by Step Mail Merge Wizard

5. Setelah kotak dialog muncul disebelah kanan monitor, pilih letter lalu next

6. Pilih Use the Current Document dan next

7. Pilih Type a new list lalu Create

8. Setelah kotak dialog muncul, klik Customized Columns

9. Klik Delete untuk data yang tidak diperlukan.

10. Klik Add untuk menambahkan field yang diinginkan

11. Jika field yang diinginkan telah ditampilkan dijendela Microsoft Word, isi data field sesuai dengan data yang kita miliki. Klik New Entry untuk menambahkan data dan klik Delete untuk menghapus. Lalu pilih Ok